İDEAL TOPLANTI SÜRESİ NE KADAR OLMALIDIR? | Saygılı Rulman
Foto

İDEAL TOPLANTI SÜRESİ NE KADAR OLMALIDIR?

Bir toplantıyı planlarken çoğu insan toplantının ne kadar süreceği konusunda dikkatli davranmaz. Google Takvim veya Outlook’ta bir toplantı oluşturduğunuzda varsayılan süre bir saattir. Bazı katılımcıların geç gelme eğiliminde olduklarını varsayarsak dahi bir saat ideal toplantı süresi için oldukça uzun bir zaman dilimidir. Öte yandan toplantıları kısa tutmanın şirketinize para kazandıracağı açıktır. Her hafta şirketinizde toplantılardan birkaç saat tasarruf edebileceğinizi hayal edin, yüzlerce hatta binlerce liradan kolayca tasarruf edebilirsiniz. Peki bu ideal toplantı süresi tam olarak kaç dakika olmalıdır?

30 Dakikadan Sonra Dikkatler Dağılmaya Başlar

Toplantılarınızın başarısını ve memnuniyetini belirleyen faktörlerden en önemlisi toplantının zamanı ve süresidir. Her şey bir yana, araştırmalar, toplantılara aktif bir şekilde katılımın yaklaşık 30 dakika sonra oldukça hızlı bir şekilde azalmaya başladığını göstermektedir. Özetle toplantı süreleri uzadıkça dikkat düzeyleri hızla düşer. Genellikle ilk 15 dakika katılım %91 oranında iken 30. Dakikada %84 olup, 30 dakikadan sonra %70 oranlarına düşebilmektedir.

İdeal Toplantı Süresi 25 Dakika Olmalı

Kararların hızlı ve verimli bir şekilde alınmasına önem vererek iyi planlanmış 25 dakikalık bir toplantı, katılımcılara çok şey katma potansiyeline sahiptir. Toplantıda görüşülecek konularla ilgili bir gündemin önceden dağıtıldığı bu gibi kısa bir toplantı, bir dizi farklı proje sorununu çözebilir veya çözümleri hızlı bir şekilde işleme koyabilir. Öte yandan 25 dakika gibi kısa toplantılarda katılımcılar kendilerini daha cesur hisseder. Uzun toplantılarda sürekli konuşulanları dinleyen ve bir yerde söz alma motivasyonunu kaybeden katılımcılar, 25 dakikalık toplantıda söz almaya daha heveslidir. Kısaca daha hızlı aksiyon alınır ve katılımcılar ne yapması gerektiğine dair daha net bir fikirle toplantıdan ayrılır.

Toplantıları Kısa Tutmanın Birkaç Yolu

Toplantılarınızı 25 dakikalık ideal sürede tutmak ve bundan verim almak istiyorsanız uygulayabileceğiniz birkaç püf nokta bulunmaktadır. İlk olarak bir gün öncesinden toplantı plan ve malzeme isteklerinizi belirtin. Toplantıya katılacak olan kişilerin toplantı öncesinde konu ile alakalı çalışmalarını ve hazırlıklı olmalarını isteyin. Katılımcı sayısını az tutun ve tek yönlü iletişimi en aza indirin. Son olarak sonuçları toplantı sonunda gönderip yapılacaklar için tarih eklemeye özen gösterin. Bu noktalara dikkat ederek toplantı sürenizi azaltabilir, verimliliğinizi ise arttırabilirsiniz. 

 

Birlikte yapacak çok işimiz var!