O MAİL BANA NEDEN GELDİ? | Saygılı Rulman
Foto

O MAİL BANA NEDEN GELDİ?

E-posta hem dahili hem de harici olarak iş dünyasında en çok tercih edilen iletişim şeklidir. Çünkü oldukça basit, anlaşılır, güvenli ve gerçek zamanlı olarak gerçekleşir. Bugünün dünyasında her gün milyarlarca mail atılmaktadır. Hal böyle iken e-posta göndermenin görgü kurallarını hafife almamak gerekir. Özellikle bir şeyi nasıl yanıtlayacağınız konusunda tereddüt ediyorsanız veya e-postalarda yanıtlama seçeneklerinin nasıl ve ne zaman kullanılacağına karar vermek gerekenden daha uzun sürüyorsa bu konuda biraz bilgi sahibi olmanız gerekiyor.

Tüm iletişim biçimlerinde olduğu gibi, sizinle alıcınız arasındaki iletişimin düzenli ve medeni olmasını sağlamak için gereken kurallar vardır. Bu e-posta kurallarından biri CC ve BCC kullanımını içerir.

 

CC Nedir? Ne Zaman Kullanılır?

E-posta gönderiminde kullanılan CC, Türkçe açılımı ile “karbon kopya” anlamına gelmektedir. Eski zamanlarda yani e-postadan önceki günlerde, yazdığınız mektubun bir kopyasını oluşturmak için, yazdığınız kâğıdın arasına karbon kâğıdı yerleştirmeniz gerekirdi. Bu fiziksel karbon kopyası gibi, CC de bir e-postanın kopyalarını başkalarına göndermek için kullanılan kolay bir yoldur.

CC kullanımı, “Kime” alanına birden fazla alıcı eklemekle aynı işlevi gördüğünden biraz tartışma konusudur. CC'yi kullanmak her şeyden çok bir görgü kuralları meselesidir. Genel kural, “Kime” alanının e-postanızın ana alıcıları için ayrılmış olmasıdır. CC ise diğer tarafları da dahil edip e-postanın herkes tarafından görüldüğünü açıklayarak herkese açıklık getirir.

Yapılan araştırmalara göre iş yerinde CC kısmını kullanan çalışanların büyük bir çoğunluğu, seni de CC ’ye koymuştum deyip eksik yapılan ya da başarıya ulaşamayan işlerin içinden sıyrılmayı planlıyor. Yapılan işlerin sorumluğunu almamak için diğer ekip arkadaşlarını CC’ye ekleyip mail atmak çalışanların bir nevi kaçış planı içerisinde yer alıyor. Bu durumlarda sorumluluk almak ve maillerin arkasına gizlenmemek gerektiğini unutmamamız gerekiyor. Diğer yandan bir başka grup çalışan ise CC ile paylaşılan mail içerisindeki konunun ciddiyetini çalışma arkadaşlarına göstermeyi amaçlayarak maili iletiyor. Yaygın bir alışkanlık olmasa bile konunun başkalarına da fayda sağlayacağını düşünerek kişilerin CC’ye  ekleyenleri de unutmamak gerekiyor. Tarafınıza gelen ve CC’ye eklendiğiniz tüm maillere daha dikkatli bakmak ve mailinin neden size de gönderildiğini analiz etmeniz buradaki kilit nokta.

 

BCC Nedir? Ne Zaman Kullanılır?

BCC, kör karbon kopya anlamına gelir. Tıpkı CC ‘de olduğu gibi, BCC de bir e-postanın kopyalarını başkalarına göndermenin bir yoludur. İkisi arasındaki fark, CC kullanıldığında e-postanın başka kim tarafından alındığını görebilseniz de BCC’de böyle bir şey mümkün değildir. Kısaca diğer alıcılar başka birisinin e-postanın bir kopyasını aldığını göremez. Örneğin iş yerinde problem yaşadığınız bir iş arkadaşınızla yazışırken yöneticinizi veya İK’yı BCC’ye ekleyebilirsiniz. Bu şekilde iş arkadaşınız onların yazışmalara dahil olduğunu bilmeden durumu yöneticilerinizle somut bir şekilde paylaşabilirsiniz.

Birlikte yapacak çok işimiz var!